Rekisterinpitäjä
Adepta Tilat Oy (Y-tunnus 2145627-7), Yhdystie 4, 19650 Joutsa. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa yhteystiedot-sivun lomakkeella tai kirjeitse tähän osoitteeseen. Merkitse kuoreen tai viestin aiheeksi "Tietosuoja".
Osa 1: Odotuslista (ei käytössä nyt)
Odotuslista ei ole nyt auki, eikä sivusto kerää sähköpostiosoitteita. Jos lista avataan, tietoja käsitellään alla kuvatulla tavalla.
Kun liityt odotuslistalle, käsittelemme seuraavia tietoja: sähköpostiosoite, valinta siitä oletko vuokranantaja, vuokralainen vai molempia, sekä vapaaehtoisesti antamasi asuntojen lukumäärä.
- Käsittelyn tarkoitus: kertoa sinulle, kun palvelu avautuu, ja arvioida kummalle osapuolelle palvelua eniten odotetaan.
- Oikeusperuste: suostumus. Vahvistat liittymisen sähköpostiisi lähetettävästä linkistä (kaksoisvarmistus), eikä osoitetta lisätä listalle ennen sitä.
- Säilytysaika: kunnes peruutat tilauksen tai enintään kuusi kuukautta palvelun avaamisen jälkeen.
- Käsittelijät: sähköpostien lähetykseen ja odotuslistan osoitteiden säilytykseen käytetään Resendiä ja sivuston tarjoiluun Verceliä. Molemmat ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, ja tiedot käsitellään myös Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen.
- Peruutus: jokaisessa viestissä on peruutuslinkki, ja peruutus poistaa osoitteen listalta.
Emme lähetä odotuslistalle muuta kuin palvelun avautumiseen liittyvät viestit, emmekä luovuta osoitteita kolmansille osapuolille.
Kävijämittaus
Sivustolla käytetään Plausible-kävijämittausta, joka ei aseta evästeitä eikä kerää henkilötietoja. Yksittäistä kävijää ei voida tunnistaa eikä seurata sivustojen välillä. Chatin ja yhteydenottolomakkeen käytöstä kirjataan vain tapahtuman nimi ja kiinteä luokka (esimerkiksi lomakkeen aihe), ei kirjoittamiasi tietoja.
Chat-assistentti
Sivuston chatissa kirjoittamasi kysymykset lähetetään vastauksen tuottamista varten Anthropicille (Yhdysvallat), joka toimii alihankkijanamme. Keskusteluja ei tallenneta sivustollemme: lokiin kirjataan vain viestien määrät ja mahdolliset virhekoodit, ei viestien sisältöä. Älä kirjoita chattiin henkilötunnusta, osoitetta tai muita henkilötietoja. Nopeusrajoitusta varten IP-osoitetta pidetään tilapäisesti palvelimen muistissa, eikä sitä tallenneta pysyvästi. Siirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen.
Osa 2: Palvelun tiedot (ei vielä käytössä)
Kun palvelu avautuu, Reilusopparissa käsitellään vuokrasuhteeseen liittyviä tietoja. Tämä osa kuvaa suunnitellun käsittelyn. Se tarkistetaan ja täsmennetään ennen palvelun avaamista.
Sopimuksen osapuolet
Vuokrasopimuksen allekirjoittaminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne). Tunnistautumisesta tallennetaan tunnistetiedot, jotka ovat tarpeen allekirjoituksen todistamiseksi. Henkilötunnus käsitellään vain siltä osin kuin tunnistaminen sitä edellyttää.
Allekirjoitus ja tunnistautuminen: eSinetti käsittelijänä
Vuokrasopimuksen allekirjoitus ja siihen liittyvä vahva tunnistautuminen tehdään eSinetti-palvelulla. Sen tarjoaa Adepta Oy (Y-tunnus 2237131-2), joka on eri yhtiö kuin Adepta Tilat Oy. Adepta Oy käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä Adepta Tilat Oy:n lukuun ja sen ohjeiden mukaan, ei omiin tarkoituksiinsa. Käsittelystä sovitaan yhtiöiden välillä tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisella kirjallisella sopimuksella ennen kuin palvelu avautuu.
eSinetti käsittelee allekirjoituksessa seuraavia tietoja:
- allekirjoittajan nimi ja syntymäaika sellaisina kuin tunnistuspalvelu ne kertoo
- sähköpostiosoite, johon allekirjoituspyyntö lähetetään
- tunnistautumisen aika ja tapa sekä tunnistuksen välittäjän allekirjoittama todiste tunnistautumisesta
- allekirjoitettava asiakirja liitteineen, myös katselmuskuvat
Tunnistuksessa välitetään myös henkilötunnus. eSinetti laskee siitä tunnisteen, josta henkilötunnusta ei voi palauttaa, ja syntymäajan. Lisäksi se säilyttää tunnistuksen välittäjän antaman todisteen salattuna, ja siinä henkilötunnus on mukana. Allekirjoitettu asiakirja sinetöidään ja aikaleimataan. Aikaleimapalvelulle lähtee vain asiakirjan tiiviste, ei sen sisältöä.
eSinetti käyttää omia alihankkijoitaan (esimerkiksi tunnistuksen välittäjä, tietokanta ja sovelluksen ajoympäristö). Tietokanta ja asiakirjat säilytetään EU:ssa (Irlanti). Sovelluksen ajoympäristö voi käsitellä tietoja pyyntöjen ajan myös EU:n ulkopuolella, Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen. Alihankkijat on lueteltu eSinetin tietoturvasivulla esinetti.fi/tietoturva.
Allekirjoituksen tiedot säilytetään yhtä kauan kuin muukin vuokrasuhteen aineisto (ks. kuvat kodista alla). Tiedot, joilla allekirjoituksen aitous todistetaan, voidaan säilyttää pidempään, jotta aitous on tarkistettavissa myös myöhemmin. Oikeuksiasi koskevat pyynnöt osoitetaan Adepta Tilat Oy:lle, myös silloin kun ne koskevat allekirjoituksen tietoja.
Kuvat kodista
Katselmuskuvat ovat asunnon kuvia, ja ne voivat sisältää myös vuokralaisen omaa omaisuutta. Siksi niitä koskevat seuraavat säännöt:
- Kuvat näkyvät vain kyseisen vuokrasuhteen kahdelle osapuolelle.
- Kuvat aikaleimataan ja sinetöidään sopimuksen liitteeksi. Kumpikaan osapuoli ei voi muuttaa tai poistaa niitä yksin, koska ne ovat osa yhteistä sopimusta.
- Kuvia ei käytetä markkinointiin, koneoppimiseen eikä mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin asunnon kunnon todentamiseen.
- Vuokrasuhteen päätyttyä kuvat säilytetään sen ajan, jonka vuokrasuhteesta mahdollisesti syntyvien vaatimusten esittäminen edellyttää, ja poistetaan sen jälkeen.
Molempien osapuolten oikeudet samaan aineistoon
Sopimus, katselmuskuvat, kuittaukset ja huoltokirja ovat yhteistä aineistoa. Se tarkoittaa, että kumpikin osapuoli saa niistä oman kappaleensa, mutta kumpikaan ei voi yksin muuttaa tai poistaa niitä. Poisto-oikeuden käyttäminen ei siis poista aineistoa toiselta osapuolelta, jolla on siihen oma oikeutettu etunsa – tämä rajoitus on tietosuoja-asetuksen mukainen ja koskee molempia yhtäläisesti.
Vuokrakuittaukset
Kuittaukset ovat vuokranantajan omia merkintöjä siitä, onko vuokra hänen tietojensa mukaan maksettu. Vuokralainen näkee jokaisen merkinnän ja voi kommentoida sitä. Reilusoppari ei liity pankkitileihin, ei muodosta luottotietoja eikä ylläpidä vuokralaisia koskevaa rekisteriä.
Kulut ja kuitit (Plus)
Plus-ominaisuudella kirjaat asuntoon liittyviä kuluja ja tallennat niiden kuitit. Kirjaukset ja kuitit näkyvät vain sinulle, ja niistä koostetaan keväällä verolaskelma OmaVeron kenttien mukaan (ks. verolaskelma). Reilusoppari ei lähetä laskelmaa Verohallinnolle eikä tee veroilmoitusta puolestasi – vastuu ilmoituksesta on aina sinulla.
Todistuksen omistajuus
Vuokratodistus on sen osapuolen oma asiakirja, jolle se on annettu. Vuokralaisen todistus on vuokralaisen, ja hän päättää yksin, kenelle sen näyttää. Reilusoppari ei näytä todistusta kenellekään muulle eikä ylläpidä siitä julkista hakemistoa. Tarkistuslinkki kertoo vain, että esitetty todistus on aito.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistoa siltä osin kuin sopimuksen todistusarvo ei sitä estä, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot toiseen palveluun ja tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Muutokset
Tätä selostetta täydennetään ennen palvelun avaamista. Merkittävät muutokset päivitetään tälle sivulle, ja jos odotuslista on auki, niistä kerrotaan listalle liittyneille sähköpostitse.